¶ Nous sommes là pour vous aider !
Les chapitres relatifs aux commensaux, entreprises et OPCO sont spécifiques aux CFAs
Tous les chapitres spécifiques aux CFA seront marqués en vert sur cette page comme dans toutes les autres pages d'aide.
Les chapitres spécifiques aux établissements privés et non applicables au CFA seront eux marqués en Rose comme dans toutes les autres pages d'aide.
¶ Connexion à l’application EDULOG SECRÉTARIAT ET FACTURATION :
Des accès aux modules en fonction des utilisateurs
Une interface ergonomique avec moteur de recherche, aide à la navigation et accès rapide aux fiches précédemment consultées
Demander de l’aide ou signaler un incident
Penser à la sécurité de mon compte
Personnaliser mon écran d’accueil avec des tableaux de bords utiles à mon activité
¶ Gestion et secrétariat - Les personnes, la base de données et yPAREO
¶ La navigation au sein du produit : les fiches apprenants, responsables
Tout savoir sur la gestion des fiches personnes (apprenants ou responsables)
Les informations d'une fiche apprenant - les comprendre et les modifier
Les informations d'une fiche responsable / personnel / enseignant - les comprendre et les modifier
Rechercher et consulter les employés
¶ La navigation au sein du produit : commensaux, entreprises et OPCO
Consulter les fiches OPCO, les historiques de facturation associés
Accéder aux listes de contrôle
¶ Les informations de personnes qui sont importées de yPAREO
¶ EDULOG pour communiquer
L’envoi de SMS individuel - contenu à paraître.
La génération de PDF depuis un modèle pour les envois de courriers individuels ou groupés.
Créer des modèles d'email et envoyer des emails.
¶ La gestion des passages à la restauration
Présentation des types de repas / hébergement / consommations et de leur tarif
Planifier les repas
Valider les passages effectifs
Clore une procédure (repas/hébergement)
Vérifier et éditer des listes de contrôle
¶ Les informations de personnes dédiées à la facturation
Les informations de payeur, coordonnées bancaires et préférences de paiement
Définir des étiquettes pour facturer plus rapidement
¶ La facturation et la remontée en comptabilité
¶ Le catalogue
Vocabulaire commun : frais, remises, réduction…
Gestion des types de repas et d'hébergements
Gestion des frais
Gestion des remises
Gestion des bourses
Gestion des étiquettes
¶ Facturer un élève ou son responsable
Détail des différentes sections de la fiche personne et en particulier des informations payeur à vérifier
Détail des informations de prise en charge
Associer un premier frais à un élève
Facturer le responsable en charge
¶ Facturer plusieurs apprenants, responsables
Précisions sur la différence Préparer les factures / Valider les factures
¶ Préparer des factures, distribuer des frais aux élèves :
à partir de l’écran d’affectation, ou à partir des passages réels à la restauration (Turboself)
à partir d’un fichier EXCEL
¶ Contrôler la préparation
Verifier les factures préparées
Contrôler les frais en attente
¶ Acter les factures
Valider des factures des responsables
Envoyer les factures par courrier électronique
¶ Annuler une facture
Ce qu’il est possible / pas possible de faire
Annuler une facture par un avoir
Avoir partiel / avoir total
¶ Le cas particulier de la facturation des OPCOs
La facturation individuelle de frais, de repas, d'hébergement ou d'un premier équipement à un OPCO - À paraître
La facturation groupée de frais de repas, d'hébergement ou d'un premier équipement aux OPCOs - À paraîtreFacturer les échéances de contrat, dans le cadre de la prise en charge des formations en apprentissage - À paraître
¶ Contrôler la facturation
Accéder à la liste des factures éditées
Journal des ventes
Les autres exports qui peuvent vous être utiles en lien avec la facturation:
Les autres contrôles sur les personnes et le secrétariat
¶ Le règlement des factures
La saisie des établissements bancaires
Créer un règlement manuellement
Le paiement par Carte Bancaire
Les relances des impayés
¶ Synchronisation avec la comptabilité
¶ La synchronisation via SAGE
Accéder au centre de synchronisation pour paramétrer les exports SAGE - À PARAÎTRE
Paramétrer SAGE avant le premier import
La génération de fichiers à plat détaillant les factures pour transfert dans SAGE.
Résoudre les problèmes.
Visualiser les informations de synchronisation avec la comptabilité sur une facture.
¶ La synchronisation via PROGINOV
Accéder au centre de synchronisation pour les exports de comptes clients.
La génération de fichiers à plat détaillant les factures pour transfert dans PROGINOV.
Résoudre les problèmes.
Visualiser les informations de synchronisation avec la comptabilité sur une facture.
¶ Les fichiers à plat QUADRA
¶ SAP
A paraître
¶ Formations et scolarité
¶ La configuration générale des formations de l'établissement
Tout commence par le renseignement des unités pédagogiques définies par l'éducation nationale par un numéro RNE.
Vous devez ensuite cromprendre et définir vos périodes de rentrée.
¶ Configuration des classes
Puis afin de préparer vos divisions, il vous faut importer les fichiers Structures et Nomenclature depuis SIECLE
Vous pouvez enfin Créer et gérer vos classes (ou divisions)
¶ Préparer votre rentrée
Pour commencer, il faut vérifier ou créer la période de rentrée pour l’année prochaine.
Reprise des classes pour l’année prochaine
Valider les classes de l’année prochaine avec les divisions depuis le fichier de structure
Renseigner les souhaits des élèves actuels ou des nouveaux élèves.
Modifier les indicateurs de décision individuellement ou collectivement et effectuer des exports EXCEL pour contrôler .
Et pour finir préparer les classes de l’année prochaine .Une fois la rentrée passée et les classes finalisées, il faut se synchroniser avec la base SIECLE