¶ Résumé de la page de présentation de la restauration et organisation générale
Lors de la mise en place de l'outil (ou lorsque l'organisation de l'établissement change point de vue repas) il faut commencer par:
- Saisir les types de repas et hébergements proposés par votre établissement
- Saisir les tarifs des repas et hébergements proposées
Ensuite vous pourrez procéder à la planification des repas - voir page dédiée
Puis au pointage des repas - voir page dédiée
Et enfin à la cloture de la procédure - voir page dédiée
Et au listes de contrôle avant facturation - voir page dédiée
¶ Saisie des types de repas et hébergements proposés par l'établissement
Pour gérer et facturer les types de repas et autres prestations (Par exemple: Garderie, Etude, Goûter, Internat, dîner) proposés par votre établissement vous devez créer d’abord les créer dans votre base de données.
Depuis le menu Catalogue > Types de repas (1), vous pourrez saisir les prestations proposées par votre établissement.
Vous pouvez modifier les types de repas (4) , les rendre actifs ou inactifs (3).
En cliquant sur + Ajouter un type de repas / hébergement (2) vous pouvez ajouter autant de prestations que vous souhaitez. Par exemple "Goûter".
N’oubliez pas d'enregistrer (5) !
¶ Saisie des tarifs des repas et hébergements proposées
¶ Le catalogue de frais
Depuis le menu Catalogue > Frais (1) ; vous pouvez saisir, modifier ou supprimer, les tarifs des repas et des hébergements.
N’hésitez pas à tester les différentes propositions de boutons (2) !
(4) Détail du frais
(5) Modification du frais
(6) Associer des remises au frais
(7) Afficher les personnes éligibles au frais
(8) Supprimer le frais
¶ Création d'un frais
Cliquez sur le bouton Créer un nouveau frais (3) depuis le catalogue, la page de création de frais apparait.
Remplissez les détails de votre nouveau frais. Voici quelques indicateurs pour vous guider.
(9) Choix de la nature du frais:
- Frais: vous facturez ce frais aux personnes concernées.
- Réduction: vous pourrez proposer une réduction, par exemple pour des repas déjà facturés et non consommés.
(10) Libellé: choisissez la désignation de votre frais.
(11) Quantité: choisir une quantité si nécessaire.
(12) Montant: dans tous les cas (Frais ou Réduction) saisissez un chiffre en valeur absolue (pas de + , ni de -, ni de €).
(13) Compte comptable Général pour cet article : cette saisie est obligatoire pour permettre les transferts dans votre solution de comptabilité. Les comptes analytique un et deux sont facultatifs, sauf si vous utilisez cette option dans votre comptabilité.
(14) Choix du public cible :
- Élèves inscrits: les frais associés à cette cible peuvent être par exemple: frais de scolarité, frais de restauration, activités pédagogiques, …
- Parents d’élèves: par exemple: cotisation APEL, acompte, affranchissement, garantie prêts de livres, ...
(15) Catégories: en fonction de votre organisation, et pour permettre d’éditer des statistiques de ventes, vous pouvez sélectionner une catégorie; que vous avez déjà créé; pour ce frais. Par exemple: les frais de scolarité, les frais de restauration, …
Attention: n’oubliez pas d'enregistrer cette fiche !!!