La consulation des modèles d'emails disponibles
La création de modèle d'email
L'envoi groupé d'email
L'envoi de facture par email
La consulation de l'historique des emails envoyés
La liste des modèles d'emails disponibles est visualisable depuis le menu latéral Communiquer > Liste des modèles de communication (1) puis via les Modèles de courriers (2).
La liste des modèles de courrier s'affiche alors, depuis cet écran vous pouvez :
Depuis la liste des modèles d'email, cliquez sur Créer un modèle de courrier (1).
Commencez par saisir un nom pour le modèle (2) tel qu'il sera ensuite visible dans la liste et dans les pages d'envoi d'email, ainsi que l'objet (3) de l'email.
Comme précisé dans le bandeau d'information (4) des données dynamiques peuvent être ajoutées dans le corps du mail. Ces données permettent d'obtenir des emails personnalisés avec un modèle générique.
Il peuvent concerner les informations relatives à l'élève ou au responsables.
Il permettent d'ajouter la date du jour, ou les informations concernants l'année scolaire.
ou encore d'insérer une signature et les coordonnées de l'établissement.
il est même possible d'y ajouter des références de factures ainsi que leur lien, pour utiliser ensuite ce modèle dans l'envoi de facture par email (lien à paraitre)
une fois votre modèle préparé, n'oubliez pas de l'Enregistrer. Il est alors visualisable et modifiable depuis la liste des modèles d'email.
Deux méthodes sont disponibles pour accéder à la page d'envoi d'email : soit via la liste de modèles en cliquant sur Nouveau courrier (1); soit via le menu latéral Communiquer > Nouveau courrier (2)
L'écran nouveau courrier apparaît.
Vous pouvez dans un premier temps ajuster les adresses et nom de l'expéditeur ainsi que le receveur d'une potentielle réponse dans la partie EXPEDITEUR de votre écran en cliquant sur la flèche déroulante (3).
Il s'agit ensuite de renseigner les destinataires de la campagne d'email. Il peut s'agir d'une unité pédagogique au complet, d'un niveau ou d'une classe. Les emails peuvent être adressé à tous les responsables d'un élève ou seulement à son responsable principal. Le nombre d'élèves et d'email qui seront envoyés est mis à jour au fur et à mesure des sélections dans le bandeau d'information (4).
Il est également possible d'envoyer une communication à tous les responsables des nouveaux élèves sans disctinction de classe ou d'unité pédagogique en sélectionnant la ligne correspondante (5).
Une fois l'expéditeur et les destinataires défini, il faut maintenant renseigner le contenu en lui-même. Pour ce faire vous pouvez partir d'un courrier vierge (6), ou bien sélectionner un modèle d'email déjà enregistré (7) auquel cas le titre (8) et le corps du message (9) seront préalablement remplis mais restent modifiables de la même façon que lors de la création de modèles.
Si vous voulez utiliser un modèle, mais que vous n'avez pas encore défini celui-ci, le bouton + Créer un modèle de courrier vous renvoie sur la page dédiée. Voir la méthode de création d'un modèle. Il vous faudra ensuite reprendre la campagne d'envoi depuis le début.
Il est également possible d'ajouter une pièce jointe à l'envoi via le bouton Choisir un fichier (10)
Une seule pièce jointe peut-être attachée, en cas de besoin d'envoi multiple, combinez vos fichiers en un pdf ou un zip unique.
Une fois le message prêt, cliquez sur Envoyer (11).
Une pop up de confirmation apparait.
Une fois la confirmation reçue, un récapitulatif de votre envoi s'affiche en détaillant le nombre de destinataires et le filtre correspondant à leur sélection.
Il est possible d'adresser des factures par email depuis l'écran Facturer > Historique factures et avoirs (1).
Il faut alors ajouter des filtres de recherches dans le bandeau de recherche bleu (2) pour n'afficher que les factures dont vous souahitez contacter ou relancer les débiteurs.
Dans la capture d'écran ci-dessous, nous n'affichons que les factures émisent depuis le 1er Juin 2022 qui sont encore listées comme Non payées. 4 factures sont concernées par ce filtre. Lorsque l'on clique sur le lien Adresser par mail (3), les emails pour les 4 payeurs seront préparées (pensez à cliquer sur Rechercher pour appliquer les filtres).
Il est également possible d'envoyer un email à un seur payeur pour une facture spécifique en cliquant sur les trois points verticaux des Actions (4), puis en sélectionnant Adresser la facture par mail (5)
L'envoi de facture par email individuellement est aussi disponible depuis la fiche personne, onglet facturation.
L'écran d'envoi de facture par mail est similaire à celui de campagne d'envoi groupé d'email, les destinataires sont cependant préselectionnés d'après les factures concernées par l'envoi d'email.
Vous pouvez dans un premier temps ajuster les adresses et nom de l'expéditeur ainsi que le receveur d'une potentielle réponse dans la partie EXPEDITEUR de votre écran.
Les destinataires sont préselectionnés d'après les factures concernées par l'envoi d'email, d'après les filtres appliqués ou la facture à partir de laquelle l'envoi a été initié.
Si les payeurs concernés n'ont pas d'adresse email valide renseignée, ceux-ci seront ignorés lors de l'envoi des emails.
Cette fois encore, pour définir le contenu du message, vous pouvez sélectionner un modèle d'email déjà enregistré (7) auquel cas le titre (8) et le corps du message (9) seront préalablement remplis mais restent modifiables de la même façon que lors de la création de modèles.
Aucune pièce jointe n'est jointe ou joignable à cet envoi, il est donc important de s'assurer de la présence des données dynamiques comprenant au moins le lien sécurisé vers la facture, comme dans l'exemple (10).
Si vous voulez utiliser un modèle, mais que vous n'avez pas encore défini celui-ci, le bouton + Créer un modèle de mail vous renvoie sur la page dédiée. Il vous faudra ensuite reprendre la campagne d'envoi depuis le début.
Une fois le message prêt, cliquez sur Préparer l'envoi de facture par mail (11).
Vous êtes redirigé vers la page d'historique des facture, un bandeau de confirmation s'affiche en bas de l'écran.
Pour accéder à la page de consultation des emails envoyés, allez dans le menu latéral Communiquer > Courriers envoyés (1).
Depuis cette page vous pouvez :
les envois étant synchronisés régulièrement et non systématiquement (toutes les xx minutes), vos courries envoyés peuvent être marqué comme en attente jusqu'à la prochaine synchronisation
Sur cet écran, la date et l'objet (11) de l'email concerné sont rappelés dans la partie supérieure, voous pouvez y chercher (12) un destinataire spécifique ou les personnes pour lesquels l'envoi a échoué / réussi.
Pour chaque destinataire le statut de l'envoi est visible (13). Vous pouvez aussi directement consulter les fiches élèves ou responsables depuis les Actions (14)