¶ Résumé de la page sur les listes de contrôle et le requêteur de données
Fonctionnement des listes de contrôles prédéfinies
Détails des listes de contrôles existantes
Le requêteur de données
¶ Fonctionnement des listes de contrôles prédéfinies
Afin de vérifier en temps réel les éventuelles erreurs sur les données présentes dans l'application, vous pouvez utiliser les Listes de contrôle prédéfinies dans l'outil Aurore
Accédez aux différentes listes via le menu latéral Contrôler(1) > Listes de contrôle (2). Sélectionner la liste souhaitée (3). Par exemple, les élèves dont la prise en charge est incomplète.
Depuis la liste, vous pouvez consulter la fiche de l'élève et la modifier (5) afin de corriger ou d'ajuster les informations.
Il est aussi possibles d'exporter le fichier excel (4) correspond à ce contrôle.
¶ Détails des listes de contrôles existantes
Les listes de contrôles exisantes sont séparées en plusieurs catégories. Voici quelques conseils pour comprendre leur principes et les utiliser au mieux
¶ Général
¶ La liste des Homonymes
Lors de la mise en place ou de la saisie de nouveaux élèves, des erreurs peuvent se glisser et causer la création en doublon d'un élève / apprentit, d'un repsonsable ou d'un personnel / enseignant.
Ces doublons peuvent causer de nombreux soucis dans la gestion de l'établissement (pour les remontées vers ou depuis les bases de l'éducation nationnale ou la facturation par exemple). Cette liste de contrôle vous permet d'afficher tous les homonymes présents sur votre établissment pour visualiser les potentiels doubons et les supprimer
Dans cette liste n'hésitez pas à utiliser les filtres (1), ou l'actions spéciale de modification du suffixe LDAP (2)
¶ La liste des anomalies IBAN
Vous y trouverez la liste des responsables payeurs (ayant une prise en charge > 0 % pour au moins un de leurs élèves et ayant choisi le prélèvement automatisé comme moyen de paiement) n'ayant pas de numéro IBAN.
Pas d'actions spécifiques sur cette liste de contrôle.
¶ Élèves
¶ Élèves dont la prise en charge est incomplète
Vous trouverez dans cette liste les élèves qui n'ont pas une prise en charge complète.
Les élèves qui n'ont pas une prise en charge égale à 100% ne pourront pas être intégrés dans les procédures de facturation automatique. Il est donc important que cette liste soit vide pour permettre le bon fonctionnement des campagnes de facturation groupées
Pas d'actions spécifiques sur cette liste de contrôle.
¶ Liste des élèves sortis
Vous trouverez dans cette liste les élèves qui ne sont pas affectés à une classe.
Ils sont marqués "Sorti" sur les écrans de recherche.
Ce paramètre doit être correctement renseigné pour les exports vers les bases de l'éducation nationnale comme SIECLE
Pas d'actions spécifiques sur cette liste de contrôle.
¶ Liste des élèves multipayeurs
Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant des responsables avec une prise en charge partielle (comprise entre 0 et 100 % exclus)
Pas d'actions spécifiques sur cette liste de contrôle.
¶ Liste des élèves en anomalie sur le responsable principal
Cette liste comporte deux volets (1): un pour les élèves n'ayant pas de responsable principal, un pour ceux ayant plusieurs responsables principaux.
Le concept de responsable principal est une base pour le fonctionnement de l'application EDULOG. Il est différent des responsables légaux qui eux peuvent être plusieurs.
L'absence ou la pluralité de responsables principaux peut causer des soucis dans le fonctionnement de l'application (comme par exemple la génération d'emails), il est don important de corriger ces erreurs afin que ces deux listes soient vides.
¶ Listes causants des anomalies SIECLE
Les listes de contrôle suivante détectent des anomalies pouvant poser problème lors de l'export vers SIECLE (ou d'autres base de l'éducation nationnale).
Pour le bon fonctionnement des synchronisations avec les bases de l'éducation nationale (SIECLE, ou autre), merci de vous assurer que ces listes sont vides.Liste des élèves n'ayant pas assez d'options : Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant un nombre insuffisant d'options obligatoires enregistrées par rapport à ce qui est attendu dans leur formation associée.
Liste des élèves ayant une anomalie dans la date de naissance : Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant une anomalie dans la date de naissance. Il s'agit d'une date non renseignée ou d'élèves ayant moins de 2 ans ou plus de 99 ans.
Liste des élèves associés à un code MEF invalide : Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant un problème de code MEF. Ces élèves sont associés à une formation qui n'est pas elle-même associée à la division dans laquelle l'élève est inscrit.
Liste des élèves ayant une anomalie dans le genre : Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant une anomalie dans le genre.
Liste des élèves n'ayant pas d'information sur l'établissement précédent : Vous trouverez dans cette liste les élèves n'ayant pas d'information sur l'établissement précédent et qui n'étaient pas présent dans l'établissement l'année dernière.
Liste des élèves ayant un pays de naissance vide : Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant un pays de naissance vide.
Liste des élèves ayant une ville de naissance vide : Vous trouverez dans cette liste les élèves ayant une ville de naissance vide.
¶ Liste des élèves actuellement scolarisés avec provenance
Cette liste ne devrait en principe n'afficher que les redoublants.
¶ Responsables
¶ Liste des responsables actifs ayant un identifiant SIECLE vide
Vous trouverez dans cette liste les responsables ayant un identifiant SIECLE Vide alors qu'ils ont un élève en charge dans le 2nd degré.
Ces identifiants sont automatiquement renseignés lors de la synchronisation SIECLE EDULOG (lorsque les fichier ResponsablesSansAdresses de SIECLE sont chargés).
¶ Liste des responsables ayant un problème de téléphone
Vous trouverez dans cette liste les responsables ayant un problème de téléphone.
Ceci peut poser problème lors de l'export vers SIECLE.
D'autres problèmes pour communiquer (via les campagne de SMS) peuvent survenir de ce fait.
¶ Liste des responsables payeurs sans adresse email
Vous trouverez dans cette liste les responsables n'ayant pas d'adresse email renseignée, ce qui pose un problème pour les envois d'information ou de facture groupés.
¶ Payeurs
¶ Liste des payeurs avec anomalie 411
Vous trouverez dans cette liste les responsables avec au moins 1% de prise en charge pour un élève scolarisé ou des salariés avec un compte 411 non renseigné ou invalide (ex: 411000000)
¶ Liste des payeurs
Cette liste n'a pas de but de traquer des anomalies, mais celle de lister tous les payeurs avec un code 411 renseigné (valide ou non), associés à leurs coordonnées (adresse, e-mail, téléphone portable). Sont considérés comme payeurs les responsables avec au moins 1%.
¶ Facturation
¶ Frais facturés groupés par code diplôme
Cette liste de contrôle vous permet de visualiser tous les frais ayant fait l'objet d'une campagne de facturation groupée pendant une période donnée.
¶ Alternance
¶ Apprentis scolarisés sans contrat
Vous trouverez dans cette liste les apprentis n'ayant pas de contrat.
Les apprentis sans contrat ne pourront pas être intégrés dans les procédures de facturation.¶ Liste des contrats non facturés
Vous trouverez dans cette liste les apprentis ayant un contrat non facturé.
¶ Liste des apprentis n'ayant pas d'OPCO rattaché
Vous trouverez dans cette liste les apprentis actuellement scolarisés n'ayant aucun OPCO rattaché.
¶ Entreprises sans OPCO
Vous trouverez dans cette liste les entreprises n'ayant pas d'OPCO. Les entreprises ne pourront pas être intégrées dans les procédures de facturation.
¶ Repas/hébergement passés non clos
Vous trouverez dans cette liste les repas ou hébergements passés n'ayant pas été clos. Ces repas/hébergement ne pourront pas être intégrés dans les procédures de facturation.
¶ Tableau de statistiques
Ce tableau donne des statistiques des professions des responsables des élèves selon les Unités Pédagogiques de l'établissement.
¶ Le requêteur de données
Le requêteur de données vous permet de contrôler tout ce que VOUS voulez et d'extraire les résultats.
¶ Accès
Pour y accéder rendez vous via le menu latéral dans Contrôler > Requêteur de données (1).
Comme indiqué dans l'encart d'aide (2), il va vous falloir sélectionner des conditions d'affichage dans un premier temps. D'autre part vous pouvez utiliser des filtres existant sur la liste des élèves en utilisant les lignes marquées d'une icône filtre.
¶ Choix et résumé des conditions
Il s'agit maintenant de sélectionner les champs qui seront utilisées comme condition, naviguez d'abord dans les différentes catégories et sous-catégories pour trouver la condition désirée, puis cliquez sur l'icône + (3) Ajouter une condition.
Vous pouvez alors soit ajouter une condition exacte (4) à sélectionner dans une liste soit ajouter une condition ouverte (5) (commence par, contient, est égal à, etc).
Si vous comptez ajouter plusieurs conditions, vous devez choisir en sélectionnant (6) si vous voulez que les conditions soient toutes remplies Et ou si une condition au moins doit être remplie Ou
Une fois la condition saisie, cliquez sur Ajouter la condition (7).
La condition ainsi ajoutée apparait dans la zone Résumé des conditions (8)
Vous pouvez ainsi ajouter de multiples conditions inclusives ou exclusives.
Seules les lignes pour lesquelles un + est visible peuvent être ajoutées comme conditions
¶ Choix des champs à afficher
Sélectionnez ensuite les champs qui seront affichés dans les colones de votre tableau de résultat en cliquant sur la boite correspondant à chaque ligne (9)
¶ Résultat et export
Une fois votre requête prête vous pouvez Générer les résultats (10).
Ils seront affichés dans la zone Apperçu sous forme de tableau contenant comme colonnes les champs à afficher que vous avez sélectionnés.
En bas de la page (et donc en bas de ce tableau), un bouton pour Télécharger le fichier EXCEL (11) contenant les résultats de la requête que vous venez d'effectuer est disponible.
¶ Enregistrer sa requête
Il est aussi possible d'Enregistrer la requête (12) afin de pouvoir la réutiliser à l'avenir.
Nommez votre requête dans la pop-up d'enregistrement et validez.
Vous pouvez accéder à toutes les requêtes enregistrées via le bouton Voir les requêtes enregistrées (13) accessible en bas de la page.
Depuis la liste des requêtes enregistrées, vous pouvez:
- Afficher les resultats de la requête (14)
- Télécharger le fichier excel (15) des résultats
(ces résultats seront ceux correspondant à la situation de la date du jour et non de la date de création de la requête)
