¶ Résumé du contenu de la page de gestion des fiches personnes
Pour les établissements privés : Tout d'abord apprenez à créer une fiche élève (contenu à paraître) ou créer une fiche personne.
Pour les CFA, la base maître est YPAREO, les fiches élèves et responsables sont automatiquement mise à jour depuis YPAREO. Voir les pages spécifiques YPAREO sur la mise en place et le fonctionnement de la syncrhonisation YPAREO, les infos syncrhonisées et non synchronisées, le traitement des conflits entre les bases.
Découvrez ensuite les méthodes pour accéder rapidement à une fiche élève/apprenti ou responsable.
Comprenez ensuite les subtilités des liens entre élèves et responsable, de la prise en charge des frais entre les responsables et du fonctionnement des fratries.
Enfin visualisez comment supprimer une fiche élève.
¶ Comment créer une fiche élève
¶ Créer un nouvel élève et ses responsables
Voici une vidéo vous expliquant les étapes nécessaires pour la création d'une fiche élève et de ses responsables - que ceux-ci existent déjà parmis les fiches personnes, ou qu'ils soient eux aussi nouveaux.
¶ Créer un nouvel élève responsable de lui-même
Voici une vidéo vous expliquant les étapes nécessaires pour la création d'une fiche élève responsable de lui-même.
¶ Comment créer une fiche personne
Voici une vidéo vous expliquant les étapes nécessaires pour la création d'une fiche personne, quelle soit responsable, personnel de l'établissement ou enseignant.
¶ Comment accéder rapidement à une fiche élève, responsable ou apprentis
Voici une vidéo qui vous expliquera trois méthodes très simples pour accéder à une fiche personne.
¶ Les liens entre élèves et responsables
¶ Les liens depuis la fiche responsable
¶ Le lien entre un responsable et son/ses élève(s)
Depuis une fiche responsable et via l'onglet Élèves (1) de celle-ci, vous pouvez avoir la liste des élèves dont une personne est responsable, ainsi qu'un certain nombre d'informations concernant le lien entre ce responsable et "ses" élèves.
- Son lien de parenté (2) : père, mère, éducateur, etc - selon la classification SIECLE
- S'il est responsable principal (3) de l'élève.
Attention le concept de responsable principal d'un élève diffère de celui de responsable légal : il peut y avoir plusieurs responsables légaux pour un même élève quand il ne peut y avoir q'un seul responsable légal. Un responsable principal permettra la reprise automatique des coordonées du responable pour l'élève. Une liste de contrôle vous permet de vérifier la régularité des informations concernant les responsables principaux.
- La prise en charge (4) des frais relatifs à cet élève (qui permettra la répartition automatique des frais entre les différents responsables à la génération des factures)
La modification des détails du lien ne se fait que depuis la fiche élève
Plusieurs boutons sont disponibles depuis cet écran :
- Accès à la fiche élève (5)
- Suppression du lien avec l'élève (6)
- Ajout d'un nouvel élève sous responsabilité (7)
¶ Les liens entre différents responsables
Lorsqu'un élève a plusieurs responsables, ceux-ci deviennent liés entre eux par l'intermédiaire de l'élève.
Vous pouvez en consulter la liste en bas de l'onglet Élèves (1), et consulter la fiche de se reponsable via le bouton (5)
¶ Les liens depuis la fiche élève
¶ Lien entre l'élève et ses responsables
Depuis une fiche élève et via l'onglet Responsables (8) de celle-ci, vous pouvez avoir la liste des responsables d'un élève, ainsi qu'un certain nombre d'informations concernant le lien entre cet élève et ses responsables.
- Leur lien de parenté (9) : père, mère, éducateur, etc - selon la classification SIECLE
- Des précisions (10) sur lien légal ou principal
Attention le concept de responsable principal d'un élève diffère de celui de responsable légal :
Un responsable légal correspond au concept législatif de responsabilité d'un mineur et est reportée dans la base SIECLE en cas de synchronisation. Sont automatiquement considérés comme responsables légaux le père, la mère, les tuteurs dans une limite de 3.
Un responsable principal permettra la reprise automatique des coordonées du responable pour l'élève et n'a aucune valeur légale.
- La prise en charge (4) des frais relatifs à l'élève ( répartition automatique des frais à la génération des factures)
Plusieurs boutons sont disponibles depuis cet écran :
- Accès à la fiche élève (5)
- Suppression du lien avec l'élève (6)
- La modification des détails du lien élève/responsable (13) permet d'ajuster tous les paramètres listés plus haut.
- Ajout d'un responsable déjà enregistré (14)
¶ La prise en charge des frais entre les responsables
Lorsqu'un élève a plusieurs responsables, la prise en charge des frais lié à celui-ci peut être ajusté.
Vous pouvez visualiser la répartition de la Prise en charge (1) d'un élève dans l'onglet Responsables d'une fiche élève/apprenant
Cette répartition peut être modifiée, la somme devant toujours être égale à 100%.
L'enregistrement se fait à la volée.
¶ Le cas des prises en charges incorrectement saisies
Si la somme des prises en charge n'est pas égale à 100%, les champs s'entourent de rouge. Cependant l'enregistrement d'effectue malgré tout.
Les personnes pour lesquelles la prise en charge est incohérente sera exclue des campagnes de facturation groupées. Il est donc important de vérifier la cohérence de ces prises en charges avant de quitter la page responsable d'un élève.
Une liste de contrôle vous permet de visualiser tous les élèves dont la prise en charge est incohérente, vous pouvez la trouver dans le menu latéral Contrôler > Listes de Contrôle (2), dans la partie Élèves, elle est nommée Élèves dont la prise en charge est incomplète (3).
Sur cette liste de contrôle vous pouvez modifier les fiches en anomalies (4), ou extraire un fichier excel (5) pour le contrôle.
¶ Comprendre les fratries
Les fratries sont gérées de façon automatique par l’outil. En voici les principes.
¶ Règles de fratries
Lorsqu’un responsable est responsable principal de plusieurs élèves, ceux-ci sont automatiquement considérés comme étant de la même fratrie (1).
Le rang de fratrie (2) est automatiquement calculé sur la base des dates de naissance.
¶ Configuration pour les fratries
Au moment de la configuration initiale de l’outil, l’établissement peut choisir si les élèves sortis de l’établissement continuent à être considérés comme faisant partie de la fratrie ou non.
Les fratries sont des facteurs automatiques possibles pour la gestion des remises (configurable dans l’outil remise détaillé dans la fiche lien manquant)
¶ Comment supprimer une fiche élève
Les utilisateurs disposants des droits nécessaires ont la possibilité de supprimer une fiche élève.
Cette opération n'est pas recommandée car une fiche élève a de nombreux liens qui seront alors perdus.
¶ Principe de fonctionnement de la suppression
Ouvrir la fiche de l'élève.
Cliquez dans Facturation(1) et cliquez sur la corbeille (2)
Deux cas peuvent se présenter :
- La suppression est possible immédiatement.
- La suppression n'est pas possible, dans ce cas l'application vous informe des opérations à réaliser.
¶ La suppression est possible sans opération complémentaire
En saisissant Supprimer et en cliquant sur (3), vous pourrez supprimer cet élève.
¶ La suppression nécessite des opérations complémentaires
-
Vous pouvez interrompte la scolarité de cet élève (4)
-
Ou vérifier la fiche du responsable associé (5) avant de supprimer cet élève.
En saisissant Supprimer et en cliquant sur (6), vous pourrez supprimer cet élève.