¶ Résumé de la page de facturation groupée
Les différents écrans de facturation groupée
La différence entre préparer et valider une facture
Préparer des campagnes de facturation groupée :
- Préparer des factures consommations d'après les passages effectifs à la restauration
- Préparer des factures pour la scolarité ou d'autres frais indépendants des passages à la restauration
Créer une campagne de facturation depuis un fichier xls
Vérifier les préparations
Valider votre facturation groupée
¶ Les différents écrans de facturation groupée
Contenu à paraître
¶ La différence entre préparer et valider une facture
On distingue deux étapes importantes dans la génération d'une facture : dans un premier temps, la préparation qui est réversible et par la suite la validation qui elle est irréversible car elle acte réellement les factures.
¶ La préparation
La préparation d'une facture consiste en l'allocation de frais pour une ou plusieurs personnes (élève, apprentis, responsable, personnel). Cette allocation peut se faire individuellement(depuis la fiche personne), ou bien collectivement via une campagne de facturation groupée ou un import de fichier xls.
Les frais affectés n'apparaissent à ce stade dans aucune facture, mais ils sont visibles dans les écrans récapitulatifs des campagnes de facturation ou dans les frais assignés aux élèves ou aux responsables. Par conséquent il est encore possible de les modifier ou de les supprimés.
L'écran de contrôle des frais en attente est là pour aider la vérification tant qu'il en est encore temps.
Seul des frais alloués peuvent ensuite être effectivement facturés lors de la validation des factures.
¶ La validation
Lorsque l'on valide ou acte une facture, celle-ci est générée et numéroté, elle ne peut alors plus être ni modifiée, ni annulée. L'action de validation est irréversible.
Lorsque l'on valide ou acte une facture, celle-ci est générée et numéroté, elle ne peut alors plus être ni modifiée, ni annulée. L'action de validation est irréversible.
Elle peut être réalisée individuellement ou de manière groupée pour un ou plusieurs types de frais déjà affectés simultanément.
¶ Préparer les campagnes de facturation groupée
Pour préparer une facturation groupée, vous devez tout d'abord assigner les frais à facturer à une population particulière.
Par exemple, des facturations de passage à la restauration, des coûts de scolarité, de voyages d'étude, ...
Accéder à l'écran de préparation des frais via le menu latéral : Facturer -> Préparer des factures (1)
¶ Préparer des factures pour la restauration
Nous allons, par exemple, préparer une facturation des frais de restauration, dans le cas où cet établissement facture les repas et autres prestations au nombre réels de passages.
Cliquez sur Préparer des factures consommations (2)
Sélectionnez et complétez sur l'écran de gauche les champs nécessaires (3), quelques indications pour vous guider :
- Pour les personnes:. Saisissez Présentes, Ayant annulé, Ayant réservé, Absentes.
- Au. Saissisez le type de consommation: Déjeuner, Garderie / Etude Ecole, Etude Collège.
NB: les types de consommations sont gérées dans le menu Catalogue > Types de repas
- Du ... Au. Saisissez la période de facturation souhaitée.
- ... affecter la consommation. Associez le frais à cette consommation. Par exemple Repas Collège / École à 4,90 €.
Si vous souhaitez facturer d’autres consommations pour ces personnes, continuer la préparation en cliquant sur + Ajouter une consommation (4)
Vous pouvez maintenant contrôler sur le récapitulatif (5) si les sommes vous paraissent cohérentes.
N’oubliez pas de valider (6) si cette préparation vous convient.
Rappel: en validant cette préparation de factures, vous n’avez pas encore généré les factures définitives, vous pourrez donc toujours supprimer ces affectations.
Après validation, un écran vous présente les élèments de cette préparation de frais afin de vous permettre de contrôler.
En cliquant sur l'icone personne (7) vous pouvez afficher la fiche élève
En cliquant sur l'icone corbeille (8), supprimez, si nécessaire, cet éléve dans la campagne de facturation.
¶ Préparer des factures pour la scolarité
Dans ce deuxième exemple, nous allons préparer une campagne de facturation pour les frais de scolarité des élèves du collège.
Cliquez sur Préparer des factures élèves (1)
Cliquez sur + Ajouter des personnes (2)
Depuis cet écran, vous allez pouvoir assigner des frais à une population particulière (3)
Par exemple, tous les collégiens pour leur frais de scolarité, ou seulement une classe.
Vous pouvez aussi, supprimer la facture d'un élève (4) si necessaire.
Cliquez sur la partie droite de l'écran (5) pour assigner les frais à cette population.
Sélectionnez Frais/Réductions libres (6) et choisissez le, ou les frais à assigner à ces élèves.
Cliquez sur le bouton sélecteur (7) pour selectionner votre choix de frais.
Vous pouvez encore modifier l'intitulé, la quantité et le prix unitaire, et ajouter, si vous le souhaitez un commentaire (7).
Un écran (8) vous indique la somme qui sera éventuellement facturée.
Attention: cette somme ne prend pas en compte, à cette étape, les éventuelles remises qui seront affectées automatiquement en fonction de la situation des responsables payeurs lors de la validation définitive des facturations.
N'oubliez pas de valider (9).
¶ Préparer d'autres facturations
Si vous souhaitez aussi facturer les familles des frais de scolarité pour d'autres enfants, par exemple à l'école primaire, vous devez créer une nouvelle campagne spécifique
¶ Créer une campagne de facturation depuis un fichier excel
¶ Les pré-requis du fichiers excel
Le fichier doit avoir l'extension .xlsx
Le fichier ne doit contenir qu'une seule feuille.
La première ligne doit contenir les titres / en-tête des colonnes, elle ne doit pas contenir de champs vide.
Le fichier doit contenir au moins 1 colonne :
- l'identifiant pour reconnaitre l'élève dont il est question. Plusieurs type d'identifiants sont acceptés (identifiant Ypareo ou Edulog pour cette première version, et bientôt d'avantage)
2 colonnes supplémentaires sont possibles mais non obligatoires
- la quantité à facturer - s'il n'est pas renseigné il peut être remplacé par une valeur de 1,
- le prix unitaire de la prestation à facturer qui peut être variable selon les lignes - si il n'est pas renseigné, le prix unitaire utilisé sera celui du frais sélectionné.
L'intitulé de ces colonnes est libre, la correspondance étant faite manuellement
Voici un exemple de fichier d'import
¶ La méthode
Dans le menu latéral naviguez sur Facturer > Préparer les factures (1), puis sélectionnez Préparer des factures à partir d'un fichier excel (2).
Glissez votre fichier excel ou sélectionnez le dans l'arborescence dans la zone de dépot (3).
Les informations de bases du fichier (nombre de lignes et de colones) sont automatiquement reconnues et affichées (4).
Il s'agit maintenant de sélectionner le type de frais (5) dans la liste des frais disponibles pour l'établissement.
Si le frais choisi a un coût unitaire de 0,00EUR et que le prix n'est pas renseigné dans une des colonnes du fichier d'import, toutes les lignes correspondantes seront ignorées pour éviter l'affectation d'un frais à 0,00EUR
Puis de choisir le type d'identifiant (6) (pour le moment les identifiants Ypareo et Edulog sont disponibles) qui servira à identifier les personnes pour lesquelles les frais sont affectés.
Enfin sélectionnez les colonnes correspondant à l'identifiant, à la quantité et au montant unitaire (7) grâce aux en-têtes des colonnes de votre fichier excel.
Pour la quantité, il est possible de ne pas avoir de colonne correspondant et alors de chosir l'option Utiliser une quantité de 1.
Une fois terminé cliquez sur le bouton Valider, et Confirmer si vous êtes prêts à réaliser l'import
¶ Le resultat de l'import.
Une fois la confirmation envoyée, un écran de résumé de la préparation est disponible. Il contient un volet récapitulatif (8).
Depuis cet écran il est possible d'annuler l'action (9), de supprimer les lignes une à une avec le bouton corbeille (10), ou encore d'afficher le récapitulatif de la campagne (11) de préparation avec le même modèle que les autres campagnes d'affectation multiple de frais.
La vérification, la modification des frais affectés et la validation des factures fonctionne ensuite comme pour toutes les affectations groupées de frais.
¶ Vérifier les préparations de facturation groupée
Vous avez préparé vos différentes campagnes de facturation groupée. Vous pouvez encore contrôler, modifier ou supprimer vos préparations avant de valider définitivement vos factures.
Dans le menu latéral, selectionner Facturer -> Historique des actions (1)
Cet écran présente l’ensemble des préparations effectuées pour vous permettre de valider les factures définitives après une dernière vérification. Les campagnes de facturation groupées peuvent avoir trois types de statut:
- Préparation: campagne en cours.
- Validation: cette campagne de facturation a déjà été effectuée.
- Préparation (Opération annulée): cette campagne a été supprimée.
Cliquez sur l'icone loupe (2) pour afficher le récapitulatif des informations sur l'action en cours.
Cliquez sur l'icone corbeille (3) pour supprimer définitvement cette action.
¶ Afficher le récapitulatif de l'action
Depuis le récapitulatif de l'action (y accéder via l'icone loupe), vous pouvez visualiser la liste complète des assignations de frais par élève.
- vous pouvez supprimer ou ajouter des frais à un élève en cliquant sur l'icone personne (1)
- Vous pouvez aussi supprimer définitivement cette future facture. Cliquez sur l'icone corbeille (2)
¶ Distribuer des frais aux élèves
Depuis l'écran récapitulatif, et l'icone personne vous pouvez supprimer ou ajouter un (des) frais à l'élève sélectionné
Depuis la fiche personne vous pouvez alors individuellement ajouter ou supprimer des frais pour l'élève
- Cliquez sur l'onglet Facturation (1)
- Cliquez sur + (3) pour ajouter un nouveau frais à cet élève
- Cliquez sur l'icone corbeille (2) pour supprimer définitivement ce frais
¶ Valider votre campagne de facturation groupée
Cette dernière étape de la génération d'une campagne de facturation groupée, va vous permettre de vérifier une dernière fois et de facturer, en un seul clic, l’ensemble des frais que vous avez auparavant assignés aux familles.
Depuis le menu latéral Facturer -> Valider des factures (1)
Vous devez choisir le choix de l'échéancier (2) apparaissant sur vos factures.
Vous avez la possibilité d'ajouter un commentaire (3) particulier sur l'ensemble de vos factures.
Cliquez sur + Ajouter des frais (4) pour sélectionner les frais à inscrire sur vos factures. Un encart de sélection des frais à ajouter apparaît
¶ Sélectionner les frais à facturer
Dans cet exemple, tous les frais correspondants aux préparations que vous avez réalisées vous sont proposés.
- Cliquez sur les frais que vous souhaitez facturer aux familles (1). Dans notre exemple: Tous les frais.
- Cliquez sur la page derrière l'encart (2) pour revenir à l'écran de validation des frais
¶ Visualiser les factures et leur validation
Vous visualisez maintenant les factures qui seront générées automatiquement ** dan sla partie droite de l'écran (3)**.
Vous pouvez encore supprimer, ou modifier des factures erronées en cliquant sur l'icone corbeille (4).
L'affichage de l'estimation du chiffre d'affaire de cette campagne de facturation se fait dans la zone inférieure droite de l'écran (5).
Attention: cette estimation ne prends pas en compte les remises et réductions associées aux responsables.
Si ces informations correspondent à vos attentes, cliquez sur Valider (6) pour générer définitivement les factures.
Un écran de confirmation de validation
Attention: conformément aux législations en vigueur, les factures validées ne pourront plus être modifiées, sauf par un avoir !!!